会議を効率化する議事録づくりにTrueNoteが便利すぎる
「働き方改革」で、業務の効率化は必須。そのとき日本のホワイトカラーの非効率の最たるものとして挙げられるのが会議。
会議を効率化するためには、
●テーマも出席者も絞り込んで、
●どんどんその場で「誰が」「いつまでに」「なにをするのか」という結論を出して、
●結論をまとめた議事録を素早く作り、
●会議の終了後ただちに内容を共有して、出席者に確認、
●出た結論に沿って動き出す
……が理想。
ここで大事なのが、議事録のつくり方。
従来ありがちな、ただの話のメモでは役立たない。
議事録を作る人が、黙ってメモしているだけの裏方では意味がない。
記録は記録として残しつつ、随時、議事録を見ながら、結論が出ていない部分をその場で指摘して、話を進行させていきたい。
こういう話をまとめていくために書くとなると
「ホワイトボードに書くのでは？」
そうホワイトボードも活用したい。だが、そのホワイトボードに書いたものがその場での理解のためだけで、終わったら消してしまうのでは意味がない。
議事録にして、内容を共有もしたい。
ここまで盛り込むと、人が手で書くだけでは間に合わなくなる。撮影したくなる。
音声も残しておきたい。
つまり録音機に、カメラ、パソコン……道具がいっぱい必要になる。
こういうときに良いツールがある。それが東芝のアプリTruNote」だ。音声記録もただのICレコーダーとは比べ物にならない優れものだし、撮影もゆがみ補正など自動でしてくれる優れもの。
この後、「TruNote」が議事録作りにどう活躍するか、何をどう使うと便利なのか、どんなふうに会議が効率化できるのか、具体的に説明しよう。
なお、写真はわたしが「働き方改革」に関するセミナーを聞こうと、東芝が開催する「TOSHIBAdynabookDay2018」に参加したとき、「ついでに……」くらいの気持ちで参加した「TruNote実践 大学講義でのTruNote活用実践」で撮影したもの。
大学生向けだったが、内容を聞いて、そのまま会議の議事録づくりに使えると感じたので、この記事にまとめることにした。
