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会議を効率化する議事録づくりにTrueNoteが便利すぎる

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「働き方改革」で、業務の効率化は必須。そのとき日本のホワイトカラーの非効率の最たるものとして挙げられるのが会議。

会議を効率化するためには、

●テーマも出席者も絞り込んで、
●どんどんその場で「誰が」「いつまでに」「なにをするのか」という結論を出して、
●結論をまとめた議事録を素早く作り、
●会議の終了後ただちに内容を共有して、出席者に確認、
●出た結論に沿って動き出す
……が理想。

ここで大事なのが、議事録のつくり方。
従来ありがちな、ただの話のメモでは役立たない。
議事録を作る人が、黙ってメモしているだけの裏方では意味がない。

記録は記録として残しつつ、随時、議事録を見ながら、結論が出ていない部分をその場で指摘して、話を進行させていきたい。

こういう話をまとめていくために書くとなると
「ホワイトボードに書くのでは?」
そうホワイトボードも活用したい。だが、そのホワイトボードに書いたものがその場での理解のためだけで、終わったら消してしまうのでは意味がない。
議事録にして、内容を共有もしたい。

ここまで盛り込むと、人が手で書くだけでは間に合わなくなる。撮影したくなる。

音声も残しておきたい。

つまり録音機に、カメラ、パソコン……道具がいっぱい必要になる。

こういうときに良いツールがある。それが東芝のアプリTruNote」だ。音声記録もただのICレコーダーとは比べ物にならない優れものだし、撮影もゆがみ補正など自動でしてくれる優れもの。

この後、「TruNote」が議事録作りにどう活躍するか、何をどう使うと便利なのか、どんなふうに会議が効率化できるのか、具体的に説明しよう。

なお、写真はわたしが「働き方改革」に関するセミナーを聞こうと、東芝が開催する「TOSHIBAdynabookDay2018」に参加したとき、「ついでに……」くらいの気持ちで参加した「TruNote実践 大学講義でのTruNote活用実践」で撮影したもの。
大学生向けだったが、内容を聞いて、そのまま会議の議事録づくりに使えると感じたので、この記事にまとめることにした。

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「TruNote」シリーズは便利ツールセット

「TruNote」は同盟の手書きノートアプリをはじめとするシリーズで、複数のアプリがある。

手書きノートアプリの「TruNote」を使っているとほしくなる機能が別アプリとして用意されている感じで、すべてアプリ内から他のアプリを一機能のごとくに呼び出して使える。

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基本はエクセルに手書きもできる手書きノートアプリ「TruNote」

ホワイトボードで会議して、議事録はTruNoteでもいいが、TruNoteなどで議題を見せながら、話し合うのも便利。

会議の際に使う基本のアプリは、東芝のダイナブックなどのようにペンが使えるパソコンやタブレットで、手書きできるアプリ。

リアルなペンとノートよりも良い点は、書いた後で文字の色を変えたり、サイズを変えられること。

さらにExcelやパワーポイントなどに手書きできること。会議シーンではデータの図表を見ながら、その図表の中で着目すべき点を赤丸で囲んだりしたくなることが多い。こういうときに便利。

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検索結果などは「TruNoteClip」で取り込んでペタッ

会議している最中に出てきた疑問はすぐググり、ググった結果は、「TruNoteClip」で必要部分だけ取り込んで、ノートにペタッと貼りこめる。

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ホワイトボードは撮影すれば、「TruCapture」がゆがみも自動補正

ホワイトボードは、「TruCapture」からパソコン内蔵のカメラを起動して撮影すればいい。
斜めの角度から撮影しても、自動でゆがみを補正してくれるので読みやすい。

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話し手を切り分けて再生できるボイスレコーダー「TrueRecorder」は会議録音に必須

わたしはライターという仕事上、ICレコーダーを持って行って会話を録音して、テープ起こしなどすることも多い。
最近は音声から文字に自動に変えられるツールも多いが、それらのツールはあくまで一人で話す前提。話し手が変わったり、複数人の声がかぶると、まるで使い物にならない。

ところが「TrueRecorder」は、なんと話し手を聞き分けてくれる。特定の人の発言だけを再生するという器用なことまでしてくれる。

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まだ進化は必要だけど、活用にパソコンはDynabook

圧倒的な活気さを持つTruNoteアプリシリーズだが、欠点は安定性に欠けること。アプリ評価を見ても、しばらく使っていると、落ちやすくなったり、重くなったりするようだ。

セミナーでも、ネット環境の問題もあるかもしれないが、時折固まっていた。
改善の余地は大いにある。

だが、ペンを使って手書きとデジタルデータを混ぜて使う書き方はこれから絶対に求められ、活用されていく。

今回セミナーで使ってみて、Dynabookのペンのスムーズさ、手書きと変わらぬ感覚を実感。
TruNoteの進歩に期待して、次のノートパソコンはDynabookを狙おうと思う。

東芝ダイレクトではアウトレットセールなど、ちょこちょこお得に買えることが多いので、しばらく機種やセールをウォッチングしよう。

東芝ダイレクト

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